Vigente desde el 2 de noviembre de 2026. Aprobada por Hugo Andrés Delgado Cuervo, Gerente de AMS CO S.A.S.
1. Objetivo
Establecer los criterios para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de los datos personales tratados por AMS CO S.A.S.
2. Alcance
Esta política aplica para toda la información personal registrada en las bases de datos de AMS CO S.A.S, quien actúa en calidad de responsable del tratamiento de los datos personales. También aplica a los encargados que tratan datos personales por cuenta de AMS CO S.A.S, en particular GALAXOM S.A.S., que aloja y opera los aplicativos WORKFLOW y CRM y el portal del cliente, y a todos los titulares: clientes y sus usuarios del portal, contactos, proveedores, empleados, aspirantes y contratistas.
3. Definiciones
Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona determinada, como su nombre o número de identificación, o que pueda hacerla determinable, como sus rasgos físicos.
Dato público: datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público, entre otros. Pueden estar contenidos en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
Dato semiprivado: dato que no tiene naturaleza íntima, reservada ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo al titular sino a cierto sector o a la sociedad en general, como los datos financieros y crediticios.
Dato privado: dato que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el titular, como sus gustos o preferencias.
Datos sensibles: aquellos que afectan la intimidad del titular o pueden dar lugar a que lo discriminen: los que revelan su origen racial o étnico, sus convicciones políticas, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o de derechos humanos, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos, entre otros.
Base de datos: conjunto organizado de datos personales que son objeto de tratamiento.
Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como la recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación o la supresión.
Responsable del tratamiento: quien decide sobre la base de datos y el tratamiento de los datos. En esta política, AMS CO S.A.S.
Encargado del tratamiento: quien trata datos personales por cuenta del responsable. Por ejemplo, GALAXOM S.A.S. para los aplicativos WORKFLOW, CRM y el portal del cliente.
Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para el tratamiento de sus datos.
Transmisión: comunicación de datos personales al encargado, dentro o fuera de Colombia, para que los trate por cuenta del responsable.
4. Responsable del tratamiento
AMS CO S.A.S, sociedad comercial legalmente constituida, identificada con el NIT 901754217-5, con domicilio principal en la Carrera 5 # 11-46 Sur de la ciudad de Neiva (Huila), República de Colombia. Página web www.amsco.com.co. Correo electrónico info@amsco.com.co. Teléfono 314 276 8327.
5. Tratamiento y finalidad
El tratamiento que realizará AMS CO S.A.S con la información personal será la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión para:
a) Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo del objeto social de la compañía en lo que tiene que ver con el cumplimiento del objeto del contrato celebrado con el Titular de la información.
b) Realizar invitaciones a eventos y ofrecer nuevos productos y servicios.
c) Gestionar trámites (solicitudes, quejas, reclamos).
d) Efectuar encuestas de satisfacción respecto de los bienes y servicios ofrecidos por AMS CO S.A.S.
e) Suministrar información de contacto a la fuerza comercial y/o red de distribución, telemercadeo, investigación de mercados y cualquier tercero con el cual AMS CO S.A.S tenga un vínculo contractual para el desarrollo de actividades de ese tipo (investigación de mercados y telemercadeo, etc.) para la ejecución de estas. Esta finalidad requiere la autorización expresa y separada del titular, quien puede negarla o revocarla sin que ello afecte la prestación del servicio.
f) Contactar al Titular a través de medios telefónicos para realizar encuestas, estudios y/o confirmación de datos personales necesarios para la ejecución de una relación contractual.
g) Contactar al Titular a través de medios electrónicos – SMS o chat para el envío de noticias relacionadas con campañas de fidelización o mejora de servicio.
h) Contactar al Titular a través de correo electrónico para el envío de estados de cuenta o facturas en relación con las obligaciones derivadas del contrato celebrado entre las partes.
i) Suministrar la información a terceros con los cuales AMS CO S.A.S tenga relación contractual y que sea necesario entregársela para el cumplimiento del objeto contratado.
j) Crear y administrar las cuentas de los usuarios del portal del cliente que autoricen las empresas clientes; permitirles consultar el estado de sus órdenes de trabajo, sus equipos y sus certificados; enviarles avisos del servicio y de la seguridad de su cuenta; y registrar sus ingresos para proteger el portal.
k) Registrar en los aplicativos de gestión del laboratorio los datos de contacto de clientes y proveedores, y las firmas y fotos tomadas en la recepción, entrega e inspección de los equipos, para la trazabilidad que exige la norma ISO/IEC 17025.
l) Gestionar los procesos de selección, contratación y la relación laboral o de prestación de servicios con empleados, aspirantes y contratistas, y el registro y pago de proveedores.
m) Cumplir las obligaciones legales, contables y tributarias, y las del sistema de gestión de AMS CO S.A.S.
6. Encargados y transmisión de datos
AMS CO S.A.S trata los datos personales en aplicativos que aloja y opera GALAXOM S.A.S. (NIT 902.118.628-5), como encargado del tratamiento, bajo un contrato de transmisión de datos personales que lo obliga a tratarlos solo por cuenta e instrucción de AMS CO S.A.S y con medidas de seguridad y confidencialidad. GALAXOM S.A.S. se apoya en subencargados para el correo electrónico, el almacenamiento y la protección y entrega de red (Microsoft 365, Cloudflare y, cuando se complete la migración planificada, Microsoft Azure), que pueden tener servidores fuera de Colombia. Esa transmisión internacional se ampara en el contrato de transmisión, conforme al artículo 2.2.2.25.5.2 del Decreto 1074 de 2015. AMS CO S.A.S no vende datos personales.
7. Derechos de los titulares
Como titular de sus datos personales usted tiene derecho a:
(i) Acceder de forma gratuita a los datos proporcionados que hayan sido objeto de tratamiento.
(ii) Conocer, actualizar y rectificar su información frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado.
(iii) Solicitar prueba de la autorización otorgada.
(iv) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente.
(v) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, siempre que no exista un deber legal o contractual que impida eliminarlos.
(vi) Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles. Tendrá carácter facultativo las respuestas que versen sobre datos sensibles o sobre datos de las niñas, niños y adolescentes.
8. Deberes de AMS CO S.A.S
Como responsable del tratamiento, AMS CO S.A.S cumple los deberes del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012. Entre ellos: solicitar y conservar copia de la autorización del titular; informarle la finalidad de la recolección y sus derechos; conservar la información con las medidas de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento; actualizar y rectificar los datos cuando corresponda; exigir a sus encargados el respeto de las condiciones de seguridad y privacidad; tramitar las consultas y reclamos en los términos de esta política; e informar a la Superintendencia de Industria y Comercio los incidentes de seguridad que afecten los datos personales.
9. Atención de peticiones, consultas y reclamos
El área de Servicio al Cliente es la dependencia que tiene a cargo dar trámite a las solicitudes de los titulares para hacer efectivos sus derechos. Los canales dispuestos para recibir y atender las peticiones, consultas y reclamos son: correo electrónico info@amsco.com.co; dirección: Carrera 5 # 11-46 Sur, Neiva (Huila); teléfono: 314 276 8327.
10. Procedimiento para el ejercicio del derecho de habeas data
Para la radicación y atención de su solicitud, suministre la siguiente información:
– Nombre completo y apellidos.
– Datos de contacto (dirección física y/o electrónica y teléfonos).
– Medios para recibir respuesta a su solicitud.
– Motivo(s) o hecho(s) que dan lugar al reclamo, con una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización otorgada, revocarla, suprimir, acceder a la información).
– Firma (si aplica) y número de identificación.
Las consultas se atienden en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlas dentro de dicho término, AMS CO S.A.S informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término (artículo 14 de la Ley 1581 de 2012).
El término máximo previsto por la ley para resolver su reclamación es de quince (15) días hábiles, contado a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, AMS CO S.A.S informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Si el reclamo resulta incompleto, AMS CO S.A.S requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Si transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento no presenta la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo (artículo 15 de la Ley 1581 de 2012).
Una vez cumplidos los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten o complementen, el titular al que se deniegue, total o parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación podrá poner su caso en conocimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio – Delegatura para la Protección de Datos Personales.
11. Vigencia
La presente Política para el Tratamiento de Datos Personales rige a partir del 2 de noviembre de 2026 y reemplaza la vigente desde el 12 de junio de 2024. Se publica en www.amsco.com.co y se informa a los titulares por medio de la Declaración de privacidad.
Las bases de datos en las que se registrarán los datos personales tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas en esta política. Una vez se cumpla(n) esa(s) finalidad(es) y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar su información, sus datos serán eliminados de nuestras bases de datos.
